25 mai 2022 agvs-upsa.ch – Un nouveau portail en ligne simplifie les échanges avec les membres et les participants aux cours. L’étape suivante consiste à définir les spécifications détaillées de la deuxième phase du projet, dans l’objectif d’un lancement au deuxième trimestre 2023.
 


mig. Comme tous les garages qui utilisent des systèmes informatiques, le secrétariat de l’UPSA doit régulièrement mettre à jour son système ERP. L’association centrale de l’UPSA a profité de cette occasion pour soumettre tous les processus de travail à une analyse détaillée. En collaboration avec les domaines spécialisés, tous les processus ont été contrôlés et documentés dans le but d’éliminer les obstacles et d’adapter les étapes de travail obsolètes aux possibilités techniques actuelles. 

Les connaissances acquises et les exigences ont été élaborées dans le cadre d’un cahier des charges assorti d’un catalogue d’exigences complémentaire et soumises à différents soumissionnaires en vue de l’élaboration d’une offre. Cette procédure standardisée est non seulement recommandée pour les services administratifs tels que le secrétariat de l’UPSA, mais peut également être appliquée par n’importe quelle entreprise commerciale.

L’étape suivante consiste à définir les spécifications détaillées de la deuxième phase du projet, dans l’objectif d’un lancement au deuxième trimestre 2023. Une plate-forme numérique qui simplifie l’administration des cours et des examens ainsi que la gestion des données de base des membres doit ainsi être mise en œuvre. «L’UPSA propose des possibilités de formation et de formation continue modernes, mais la gestion administrative des cours et des examens est encore souvent analogique», explique Christa Odermatt, responsable des projets TIC à l’UPSA. C’est également grâce à l’analyse des processus susmentionnée que cette étape de numérisation a pu être élaborée et qu’une plus-value directe a pu être créée pour les participants aux cours et aux examens. Un portail en ligne assiste les utilisateurs concernés de manière centralisée, d’une part pour l’échange de données et, d’autre part, grâce à l’intégration directe de possibilités de communication telles que le chat, les webinaires ou l’accès à des documents. Un accès est prévu pour les candidats, les experts, les participants aux cours et aux examens ainsi que pour les membres via le portail en ligne. «Ce portail doit nous permettre d’échanger plus efficacement avec nos membres et nos candidats», affirme M. Odermatt.

L’inscription aux cours et aux examens peut ainsi se faire directement en ligne. Des documents tels que des factures, des tâches ou des plannings horaires ainsi que des horaires d’intervention sont également disponibles sur le portail. «Les participants au cours peuvent accéder à tout moment et partout à leurs documents de cours, consulter les horaires, vérifier les données et télécharger notamment les certificats qu’ils ont reçus. Grâce au portail en ligne, le membre a également la possibilité de vérifier régulièrement ses données ou informations et, par exemple, de récupérer ses factures en ligne», explique Christa Odermatt. L’optimisation, et donc l’automatisation des processus, reste toujours la priorité. «Nous ne numérisons pas à n’importe quel prix, mais en premier lieu là où une amélioration significative de l’efficacité est possible», ajoute Christa Odermatt.